[매일일보] #. A학교법인은 강남구 소재 7층짜리 주상복합건물을 소유중인데 건물임대 관리인이 140세대로부터 받은 보증금 130억원 빼돌려 개인 사업에 탕진한 것으로 드러났다.
#. 경기도 감사관실에서 B문화재단 산하 단체의 결산자료 점검과정에서 지출전표와 통장 지출액이 다른 점을 확인, 회계담당자의 횡령사실을 밝히고 관련 사실을 신고했다. 회계담당자는 허위로 전표를 만들어 운영비를 빼낸 뒤 지인 계좌로 입금하는 수법으로 돈을 빼돌려 주식투자에 사용했다.
조금만 내부통제를 소홀히 한다면 어느 조직에서나 횡령은 발생할 수 있다. 사업분장 체계가 잡혀있고 내부통제 시스템이 갖추어진 대기업 등에서도 임직원의 횡령문제가 종종 발생한다. 하물며 대표이사에게 업무 대부분이 집중된 중소기업에서 내부통제관리가 제대로 이루어지는 것은 쉽지 않다.
최근 금융감독원에서 중소기업이 알아두면 좋을 내부통제 방법을 안내하고 있어 사장님들이 참고할만하다.
첫째, 자금업무와 회계업무는 각각 다른 사람이 담당하는 것이 좋다. 중소기업 입장에서는 인건비 절감 때문에 자금과 회계를 한 사람이 담당하는 경우가 많다. 그러나 두 업무를 한 사람에게 맡겨두면 회계장부를 조작하거나 회사 돈을 사적으로 사용하더라도 회사에서 알기가 쉽지 않다.
둘째, 대표이사가 불시에 회사의 현금과 통장잔고를 확인하는 것이 필요하다. 정기적으로 점검 하는 것도 필요하지만 대표이사가 회사의 현금시재가 어떻게 되고 통장 잔액이 어떤지 갑자기 파악하는 것도 필요하다. 비정기적인 실사는 직원의 불순한 생각을 차단하는 효과를 가져올 수 있다.
셋째, 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지해야 한다. 필요에 의해 회사통장을 여러 개 만들었다가 나중에는 잘 사용하지 않는 통장이 나오게 된다. 이 상태로 몇 년이 지나면 회사에서도 사용하지 않는 통장은 관리대상에서 누락되기 쉽고 직원은 휴먼계좌를 부정행위에 이용 수 있다.
넷째, 현금 출금을 할 때 승인절차를 거치게 만든다. 기업체 등에서 횡령이 발생하는 경우를 보면 현금 출금에 대한 권한이 직원에게 많이 위임되어 있는 경우가 많다. 따라서 거래대금을 계좌이체 할 때 지정 계좌에 한해 관리자 또는 대표이사 승인을 거치도록 하고, 기타 계좌를 이용할 경우에는 반드시 관리자의 사전승인을 받도록 절차를 만드는 것도 좋은 방법이다.
다섯째, 회사의 통장, 법인카드, 인감 등은 각각 따로 보관∙관리할 필요가 있다. 담당자를 따로 두던지 아니면 사용할 때 관리자의 승인을 받게 하는 것이 좋다.
여섯째, 적정 주기로 직원들의 업무를 로테이션한다. 한 사람이 오랫동안 같은 업무를 수행하는 것은 전문성을 기르는 측면에서는 좋지만 내부통제 목적에는 맞지 않다. 특히, 중소기업에서 대표이사 외 직원들의 업무를 관리∙감독할 사람이 없다면 동일 업무를 너무 오래하지 않도록 바꿔줄 필요가 있다.
중소기업을 경영하는 사장님들이 바쁘다는 이유로 혹은 무관심으로 회사의 내부통제관리가 잘 되지 않는 경우가 많다. 회사의 회계처리와 자금내역을 모두 알고 신경쓰는 것은 현실적으로 불가능하다. 그러다 갑자기 적지 않은 금액의 횡령문제가 발생한다면 회사 경영에 큰 타격이 생길 수 밖에 없다.
사람과 자원이 부족하다는 핑계로 회사의 내부통제를 소홀히 하면 안된다. 회사에서 발생가능한 회계부정을 미연에 방지하고 자금 관리가 이루어질 때, 회사의 내실을 다질 수 있다.
회계부정을 막기위한 ‘유비무환’ 자세가 필요하다.
