기존 종이로 된 기록물은 자료 열람이 어려워 업무의 효율성이 떨어지고 민원 불편을 야기할 뿐 아니라 오래된 서류의 경우 종이가 부식돼 안전하게 보존하기 힘든 문제점이 있었다.
이에 구는 중요 기록물을 안전하게 보존·활용하기 위해 전자결재시스템이 시행되기 이전인 2003년 이전에 생산된 중요기록물 1만2000권에 대해 2012년부터 2016년까지 총 5차에 걸친‘중요기록물 전산화 사업’을 추진하고 있다.
올해 3차 사업 대상은 주택과의 재건축·재개발 서류와 건축과의 사용승인 서류 등 준영구 이상 기록물 총 3002권 32만2015면이다.
구는 지난 3월부터 10월까지 8개월간 전산화 작업을 실시하고, 직원들이 서고를 찾지 않아도 시스템에 접속하면 신속하게 서류를 찾을 수 있도록 이달까지 관련 데이터를 기록관리시스템에 등록하는 작업을 마무리했다.
전산화 작업은 그동안 종이로 보관했던 각종 인·허가서류와 관련 도면의 이미지를 하나씩 스캔해서 전산화하는 작업으로 진행됐으며, 작업이 끝난 기록물은 색인입력과 재편철의 과정을 거쳐 기록물 보존상자에 넣어 종합서고에 배치해 체계적인 열람이 가능하도록 했다.
특히 사업은 외부 용역에 위탁하지 않고 지역 주민으로 구성된 기간제 근로자 8명을 채용해 자체사업으로 추진함으로써 일자리창출 효과를 거뒀을 뿐 아니라 외부용역 위탁 대비 약 37%의 예산절감 효과를 거뒀다.
건축과 직원은“민원인이 정보공개 등으로 관련 서류 열람을 요구할 경우 서고에 보관돼 있는 기록물의 양이 방대해 많은 시간을 허비해야 했다”며“기록물이 체계적으로 전산화돼 사무실에서 손쉽게 서류를 찾을 수 있게 돼 매우 만족스럽다”며 웃었다.
한편 구는‘중요기록물 전산화 사업 5개년 계획’에 따라 지난 2012년부터 현재까지 건설관리과 및 도시디자인과 등 12개 부서 총 6,641권의 중요기록물을 전산화했으며, 오는 2016년까지 사업을 마무리할 계획이다.
김기동 광진구청장은“이번 사업을 통해 기록물의 체계적이고 효율적인 관리가 가능할 뿐 아니라 정보공개 청구 시 신속한 업무 처리로 대민서비스 향상에 기여할 것으로 기대하고 있다”며“우리구는 새로운 정부운영 패러다임인 정부3.0에 부응하는 행정정보공개 요구에 적극 대응해 중요 기록물 전산화 사업 추진에 만전을 기할 것”이라고 말했다.
